Hiab Oyj: Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen 2026

HIAB OYJ, PÖRSSITIEDOTE, 12. HELMIKUUTA 2026 KLO 8.25

Hiab Oyj: Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen 2026

Hiab Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään tiistaina 24.3.2026 klo 14.00 alkaen Finlandia-talon Veranda 2 -salissa, osoitteessa Mannerheimintie 13 e, 00100 Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen sekä kahvitarjoilu kokouspaikalla aloitetaan klo 12.30.

Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon. Ohjeet ennakkoäänestykseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.

Yhtiökokousta on mahdollista seurata verkkolähetyksen välityksellä. Ohjeet verkkolähetyksen seuraamiseen ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.hiabgroup.com/fi/yhtiokokous26. Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä vastaehdotuksia, käyttää muita puheenvuoroja tai äänestää, eikä verkkolähetyksen välityksellä tapahtuvaa kokouksen seuraamista pidetä yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajien oikeuksien käyttämisenä.

Ennen yhtiökokousta kokouspaikalla järjestetään johdon keskustelutilaisuus klo 13.00–13.30. Tilaisuus on avoin osakkeenomistajille, jotka ovat ilmoittautuneet yhtiökokoukseen, ja se pidetään englanniksi. Tilaisuuden yhteydessä johdolle voi esittää kysymyksiä, mutta tilaisuus ei ole osa yhtiökokousta, jonka vuoksi tilaisuudessa esitettävät kysymykset eivät siten ole osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Asialistan kohdissa 1–5 tarkoitetut tiedot ja ehdotukset muodollisista järjestäytymiseen liittyvistä asioista sisältyvät erilliseen järjestäytymisasiakirjaan, joka on julkaistu yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.hiabgroup.com/fi/yhtiokokous26. Kyseinen asiakirja on myös osa tätä yhtiökokouskutsua. Asiakirjaa täydennetään yhtiökokouksessa tarvittavilla tiedoilla, jotka eivät ole saatavilla ennen varsinaista yhtiökokousta.

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskun valvojan valitseminen
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. Vuoden 2025 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen ja kestävyysraportin varmennuskertomuksen esittäminen

Toimitusjohtajan katsaus.

Tilinpäätös, kestävyysraportin sisältävä toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja kestävyysraportin varmennuskertomus ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa  www.hiabgroup.com/fi/yhtiokokous26.

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen
8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen
   

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että 31.12.2025 päättyneeltä tilikaudelta jaetaan osinkoa 1,16 euroa kutakin A-sarjan ja 1,17 euroa kutakin ulkona olevaa B-sarjan osaketta kohden. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka osingonmaksun täsmäytyspäivänä 26.3.2026 on merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus ehdottaa, että osinko maksetaan 2.4.2026.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
10. Toimielinten palkitsemisraportin käsittely

Toimielinten palkitsemisraportti on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa  www.hiabgroup.com/fi/yhtiokokous26.

11. Toimielinten palkitsemispolitiikan käsittely

Vuoden 2025 varsinainen yhtiökokous vahvisti toimielinten palkitsemispolitiikan. Palkitsemispolitiikka on esitettävä varsinaiselle yhtiökokoukselle vähintään neljän vuoden välein tai aina, kun siihen tehdään olennaisia muutoksia.

Hallitus esittää tiettyjä muutoksia politiikkaan ja ehdottaa siksi, että varsinainen yhtiökokous hyväksyy yhtiön päivitetyn toimielinten palkitsemispolitiikan neuvoa-antavalla päätöksellä.

Ehdotetun palkitsemispolitiikan muutokset sisältävät tarkistuksen toimitusjohtajan lyhyen aikavälin kannustimen vuotuiseen määrään, joka olisi jatkossa 0–150 (nykyisin 130) prosenttia kiinteästä palkasta, sekä pitkän aikavälin kannustimeen, joka olisi 0–350 (nykyisin 230) prosenttia kiinteästä palkasta. Muut muutokset vuoden 2025 varsinaisessa yhtiökokouksessa vahvistettuun palkitsemispolitiikkaan ovat vähäisiä ja teknisluonteisia.

Toimielinten palkitsemispolitiikka on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa  www.hiabgroup.com/fi/yhtiokokous26.

12. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Hallitus ehdottaa osakkeenomistajien nimitystoimikunnan suosituksen mukaisesti, että hallituksen jäsenille maksetaan seuraavat vuosipalkkiot toimikaudelta, joka päättyy vuoden 2027 varsinaisessa yhtiökokouksessa:

Hallituksen vuosipalkkiot:

• hallituksen puheenjohtajalle 170 000 (2025: 160 000) euroa 
• hallituksen varapuheenjohtajalle 100 000 (2025: 95 000) euroa
• kullekin hallituksen jäsenelle 85 000 (2025: 80 000) euroa

Valiokuntien vuosipalkkiot:

• tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan puheenjohtajalle 22 000 (2025: 20 000) euroa
• kullekin tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan jäsenelle 11 000 (2025: 10 000) euroa 
• muun hallituksen muodostaman valiokunnan puheenjohtajalle 16 000 (2025: 15 000) euroa 
• kullekin hallituksen muodostaman muun valiokunnan jäsenelle 6 000 (2025: 5 000) euroa 

Vuosipalkkioiden lisäksi ehdotetaan kokouspalkkioita hallituksen tai valiokuntien kokouksista maksettavan seuraavasti: 

• 1 000 (2025: 1 000) euroa, kun kokous pidetään hallituksen jäsenen asuinmaassa tai hallituksen jäsen osallistuu kokoukseen etänä 
• 2 000 (2025: 2 000) euroa, kun kokous pidetään eri maassa kuin hallituksen jäsenen asuinmaa 
• 3 000 (2025: 3 000) euroa, kun kokous pidetään eri mantereella kuin missä hallituksen jäsenen asuinmaa sijaitsee 

Lisäksi hallitus ehdottaa, että hallituksen ja valiokuntien vuosipalkkiot maksetaan yhtiön osakkeina ja rahana siten, että 40 (2025: 40) prosenttia maksetaan yhtiön B-sarjan osakkeina, jotka hankitaan hallituksen jäsenten lukuun markkinoilta julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan, ja loput rahana.

Osakkeet hankitaan kahden viikon kuluessa ajanjaksolta 1.1.2026–31.3.2026 laadittavan osavuosikatsauksen julkistamisesta tai mahdollisimman pian sen jälkeen, soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Yhtiö maksaa osakkeiden hankintaan liittyvät kulut ja varainsiirtoveron.

Matka- ja majoituskulut sekä muut hallituksen ja valiokuntien työskentelyyn suoraan liittyvät kulut korvataan yhtiön politiikan mukaisesti.

Mikäli hallituksen jäsenen toimikausi päättyy ennen vuoden 2027 varsinaista yhtiökokousta, hallituksella on oikeus päättää toimikausipalkkioiden mahdollisesta takaisinperinnästä parhaaksi katsomallaan tavalla.

13. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Hallitus ehdottaa osakkeenomistajien nimitystoimikunnan suosituksen mukaisesti, että hallitukseen valitaan seitsemän (2025: kahdeksan) jäsentä. Mikäli yksi tai useampi hallituksen ehdottamista henkilöistä ei ole varsinaisessa yhtiökokouksessa käytettävissä valittavaksi hallitukseen mistä tahansa syystä, hallitukseen ehdotettujen jäsenten lukumäärää vähennetään vastaavasti.

14. Hallituksen jäsenten valitseminen

Hallitus ehdottaa osakkeenomistajien nimitystoimikunnan suosituksen mukaisesti, että hallitukseen valitaan uudelleen hallituksen nykyisistä jäsenistä Eric Alström, Raija-Leena Hankonen-Nybom, Casimir Lindholm, Jukka Moisio, Tuija Pohjolainen-Hiltunen, Ritva Sotamaa ja Luca Sra. Ilkka Herlin on ilmoittanut, ettei hän ole käytettävissä uudelleenvalintaan. Jukka Moisio ehdotetaan valittavaksi uudelleen hallituksen puheenjohtajaksi ja Casimir Lindholm valittavaksi uudelleen hallituksen varapuheenjohtajaksi. Ehdotetut hallituksen jäsenet on esitelty Hiabin internetsivuilla: www.hiabgroup.com/fi/sijoittajasuhteet/hallinnointi/.

Mikäli kuka tahansa yllä esitellyistä ehdokkaista hallituksen jäseniksi ei ole varsinaisessa yhtiökokouksessa käytettävissä valittavaksi hallitukseen mistä tahansa syystä, ehdotetaan, että käytettävissä olevat muut ehdokkaat valitaan hallituksen ehdotuksen mukaisesti.

Hiabin osakkeenomistajien nimitystoimikunnan tehtävänä on varmistaa, että hallitukseen ehdolla olevilla henkilöillä on vaadittava pätevyys ja että ehdotetulla hallituksella on kokonaisuutena yhtiön kannalta paras mahdollinen asiantuntemus ja kokemus. Lisäksi nimitystoimikunta varmistaa, että hallituksen kokoonpano täyttää muut vaatimukset suomalaisille pörssiyhtiöille laaditun hallinnointikoodin mukaisesti. Tämän vuoksi osakkeenomistajien nimitystoimikunta suosittelee hallituksen jäsenten valintamenettelyn osalta, että osakkeenomistajat ottavat yhtiökokouksessa kantaa ehdotukseen yhtenä kokonaisuutena.

Kaikki ehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa tulla valituiksi hallitukseen. Kaikkien ehdokkaiden on arvioitu olevan riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista. Lisäksi kaikkien muiden paitsi yhtiön aikaisemman toimitusjohtajan, Casimir Lindholmin, on arvioitu olevan riippumattomia yhtiöstä.

15. Tilintarkastajan ja kestävyysraportoinnin varmentajan palkkioista päättäminen

Hallitus ehdottaa tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan suosituksen mukaisesti, että tilintarkastajan ja kestävyysraportoinnin varmentajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun mukaan.

16. Tilintarkastajan ja kestävyysraportoinnin varmentajan valitseminen

Hallitus ehdottaa tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan suosituksen mukaisesti, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö Ernst & Young Oy. Ernst & Young Oy on ilmoittanut, että KHT Terhi Mäkinen tulisi toimimaan päävastuullisena tilintarkastajana.

Lisäksi hallitus ehdottaa tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan suosituksen mukaisesti, että yhtiön kestävyysraportoinnin varmentajaksi valitaan uudelleen kestävyystarkastusyhteisö Ernst & Young Oy. Ernst & Young Oy on ilmoittanut, että kestävyysraportointitarkastaja Terhi Mäkinen tulisi toimimaan päävastuullisena kestävyysraportoinnin varmentajana.

17. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta seuraavasti:

Valtuutuksen ehdotetaan käsittävän yhteensä enintään 6 400 000 omaa osaketta niin, että A-sarjan osakkeita voidaan hankkia ja/tai ottaa pantiksi enintään 952 000 kappaletta ja B-sarjan osakkeita enintään 5 448 000 kappaletta, mikä vastaa noin 9,89 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista. Omia osakkeita voi valtuutuksen nojalla hankkia vain yhtiön vapaalla omalla pääomalla.

Hankittavista osakkeista maksettava vastike määräytyy sekä A- että B-sarjan osakkeen osalta hankintapäivänä Nasdaq Helsinki Oy:ssä B-sarjan osakkeelle määräytyvän kaupankäyntikurssin perusteella: vähimmäishinta on osakkeen alin julkisessa kaupankäynnissä noteerattu markkinahinta ja enimmäishinta korkein noteerattu markkinahinta valtuutuksen voimassaoloaikana. Osakkeita voidaan hankkia ja/tai ottaa pantiksi osakeyhtiölain 15 luvun 6 §:n mukaisesti suunnatusti.

Valtuutus kumoaa yhtiökokouksen 26.3.2025 antaman valtuutuksen päättää omien osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta. Valtuutus on voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen asti, kuitenkin enintään 18 kuukautta yhtiökokouspäivästä lukien.

18. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta seuraavin ehdoin: valtuutuksen nojalla voidaan yhdessä tai useammassa erässä antaa enintään 952 000 A-sarjan osaketta ja 5 448 000 B-sarjan osaketta, mikä vastaa noin 9,89 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista. Valtuutus koskee sekä uusien osakkeiden antamista että omien osakkeiden luovuttamista. Osakeanti ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antaminen voi tapahtua suunnatusti eli osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen edellyttäen, että sille on painava taloudellinen syy. Hallitus valtuutetaan päättämään kaikista osakeannin ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista.

Valtuutus kumoaa yhtiökokouksen 26.3.2025 antaman valtuutuksen päättää osakeannista ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta. Valtuutus on voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen asti, kuitenkin enintään 18 kuukautta yhtiökokouspäivästä lukien.

19. Hallituksen valtuuttaminen päättämään lahjoitusten antamisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään yhteensä enintään 100 000 euron suuruisten lahjoitusten antamisesta tiede- ja tutkimustyöhön ja/tai hyväntekeväisyyteen. Lahjoitus voidaan antaa yhdessä tai useammassa erässä. Hallitus voi päättää lahjoitusten saajista sekä kunkin lahjoituksen summasta. Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka.

20. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Tämä yhtiökokouskutsu, joka sisältää kaikki yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset, on saatavilla Hiab Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.hiabgroup.com/fi/yhtiokokous26. Hiab Oyj:n tilinpäätös, kestävyysraportin sisältävä toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja kestävyysraportin varmennuskertomus sekä järjestäytymisasiakirja, toimielinten palkitsemisraportti ja palkitsemispolitiikka ovat saatavilla edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 5.3.2026. Päätösehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa. Asiakirjoista lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä yhtiön internetsivuilla viimeistään 7.4.2026.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 12.3.2026 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen alkaa 13.2.2026 klo 12.00. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 17.3.2026 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

1. yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.hiabgroup.com/fi/yhtiokokous26;

Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla, ruotsalaisilla tai tanskalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

2. sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi; tai
3. postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Hiab Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki.

Ilmoittautuvan osakkeenomistajan tulee sisällyttää viestiin yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.hiabgroup.com/fi/yhtiokokous26 saatavilla oleva ilmoittautumislomake ja mahdollinen ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus tai y-tunnus, yhteystiedot, mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite. Osakkeenomistajien Hiab Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.hiabgroup.com/fi/yhtiokokous26.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Lisätietoja ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen liittyen on saatavissa puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana Innovatics Oy:n puhelinnumerosta 010 2818 909 arkisin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00–16.00 välillä.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 12.3.2026. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 19.3.2026 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen sekä tarvittaessa ennakkoon äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä.

Lisätietoa asiasta on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.hiabgroup.com/fi/yhtiokokous26.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää kokouksessa oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, minkä jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen ja äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Edustusoikeuden voi osoittaa hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa suomi.fi valtuudet -palvelua.

Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.hiabgroup.com/fi/yhtiokokous26. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitetiedostona sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi  tai postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Hiab Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

4. Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat äänestää ennakkoon 13.2.2026 klo 12.00 – 17.3.2026 klo 16.00 välisenä aikana tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta

1. yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.hiabgroup.com/fi/yhtiokokous26; tai

Ennakkoäänestäminen edellyttää osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahvaa tunnistautumista suomalaisilla, ruotsalaisilla tai tanskalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

2. toimittamalla yhtiön internetsivuilla saatavilla oleva ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi tai postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Hiab Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki.

Ennakkoäänten on oltava perillä Innovatics Oy:llä ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan mennessä. Äänten toimittaminen tällä tavoin ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenee edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu yhtiökokoukseen kokouspaikalla.

Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalle asetettuna ilmoittautumisaikana.

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa.

5. Muut ohjeet ja tiedot

Kokouskielenä on suomi. Kokouksessa on simultaanitulkkaus englanniksi.

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Hiab Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 12.2.2026 yhteensä 9 526 089 A-sarjan osaketta ja 55 182 079 B-sarjan osaketta. Yhtiöjärjestyksen mukaan jokainen A-sarjan osake tuottaa yhden äänen ja jokainen täysi kymmenen B-sarjan osaketta yhden äänen kuitenkin siten, että kullakin osakkeenomistajalla on vähintään yksi ääni. Yhtiöllä on kokouskutsun päivänä hallussaan yhteensä 189 515 B-sarjan omaa osaketta, joilla ei voi käyttää äänivaltaa varsinaisessa yhtiökokouksessa. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Helsingissä, 12.2.2026

Hiab Oyj

Hallitus

Hiab (Nasdaq Helsinki: HIAB) on älykkäiden ja kestävien kuormankäsittelyratkaisujen johtava toimittaja, joka on sitoutunut tarjoamaan asiakkailleen joka päivä parhaan asiakaskokemuksen yhdessä sitoutuneiden työntekijöidensä ja yhteistyökumppaneidensa kanssa. Hiabin maailmanlaajuiseen verkostoon kuuluu 3 000 omaa ja kumppanien myynti- ja huoltopistettä. Verkosto kattaa kaikki mantereet ja mahdollistaa toimitukset yli 100 maahan. Yhtiön liikevaihto vuonna 2025 oli noin 1,6 miljardia euroa, ja se työllistää noin 4 000 henkilöä. www.hiabgroup.com